Hvordan skal jeg velge det beste prosjektstyringssystemet?

Når du begynner å lage en liste over potensielle systemer, lønner det seg på lang sikt å bruke litt tid på å planlegge hvordan du skal nærme deg disse leverandørene - slik at du trygt kan vurdere alternativene dine før du bestemmer deg. Ta deg først litt tid til å gjennomgå spesifikke behov og mål; hvorfor ser du etter en ny digital løsning? Hvilke problemer ønsker du å løse? Å forstå at det ikke finnes et magisk verktøy som løser alt, vil få deg til å prioritere behovene dine. Du kan nå lage en liste over spørsmål og krav du kan stille de forskjellige leverandørene.

Spør om fremtidig prissetting og ekstra kostnader

Selv om du vil være underlagt en kontrakt uansett hvilken leverandør du velger å gå med, vil vilkårene i hver kontrakt variere fra en leverandør til en annen. Du bør spesifikt spørre om lengde på en kontrakt, og hvilke prisøkninger du vil være få etter en innledende periode. Du bør spørre om det er ekstra kostnader for å legge til nye brukere og prosjekter og avklare om prisen du har fått begrenser antall brukere, prosjekter eller datamengde. Hvilke moduler / funksjoner du har tilgjengelig er også viktig informasjon; hva koster det å legge til ytterligere funksjoner på et senere tidspunkt?

Be om referanser fra eksisterende kunder

De beste personene å snakke med for å virkelig forstå systemetdu vurderer, er oftest sluttbrukeren. De fleste leverandører bør være glade for at du tar kontakt med eksisterende kunder og brukere - noe som gir deg mulighet til å ha en åpen samtale om systemet du vurderer. Denne samtalen bør være en mulighet til å begynne å visualisere hvordan en løsning kan passe inn i din bedrfit og gi deg muligheten til å identifisere eventuelle potensielle risikoer.

List opp dine behov - og hold deg til dem

Det er viktig at du kjenner utfordringene dine og leter etter løsninger som adresserer de viktigste behovene dine. Ikke mist synet av disse - mange prosjektstyringsverktøy har en hel rekke funksjoner som lover mye funksjonalitet som høres flott ut, men som kanskje ikke faktisk direkte adresserer disse utfordringene, og dermed aldri bli brukt i praksis. Det er greit å forstå hvilke tilleggsfunksjoner som kan være tilgjengelige senere - skalerbarhet er viktig - men husk de kortsiktige målene dine.

Be om demonstrasjon - mer enn én gang

En innledende demonstrasjon er en flott introduksjon til et potensielt system  eller app og gir en god oversikt over hvordan verktøyet ser ut og hvordan standard oppgaver håndteres. Du vil kunne stille spørsmål som direkte påvirker utfordringene dine og få en innsikt i hvordan du kan implementere nye prosesser. Sannsynligvis vil du ha oppfølgingsspørsmål og kanskje ønske at flere får se verktøyet i aksjon, spesielt hvis de er personer som vil være en del av utrullingen av løsningen.

Å velge et verktøy er ikke en beslutning du sannsynligvis vil ta raskt, så å ta deg tid til å samle så mye informasjon som mulig, vil hjelpe deg på lang sikt - men å ha en plan for å velge system er enda viktigere, slik at du ikke blir overveldet.

Dette innlegget er en del av vår kjøperguide for prosjektstyringsverktøy. Du kan laste ned en gratis kopi av hele guiden her.