Hvordan unngå unødvendig overtid?

Vi ønsket å få noen spesifikke tall på hvor mye digitalisering og utnyttelse av digitale prosjektstyringsverktøy kan øke produktiviteten for arbeidslag. For å måle produktiviteten valgte vi å gjøre en nærmere undersøkelse av hvor mye tid som kan spares per uke dersom man benytter seg av Fonn i stedet for tradisjonelle prosjektstyringsmetoder. For å gjøre et estimat samarbeidet vi med eksperter i byggebransjen for å anslå hvor mye tid et team på 20 arbeidere kan spare ved å gå over til digitale løsninger for å gjennomføre sentrale prosjektoppgaver.

Spar 24 timer per uke!

Totalsummen på timer spart for et team på 20 arbeidere estimerte vi til å bli hele 24 timer i uken. I denne guiden kan du lære om hvordan digital prosjektstyring kan erstatte unødvendig administrasjonsarbeid og øke produktiviteten til teamet.

For en fullstendig oversikt over våre beregninger, last ned vår veiledning.

Løsning for å redusere overtidsarbeid

Byggefeil, forsinkelser, overtidsarbeid og hektiske dager er kjente tema for byggearbeidere. I en undersøkelse fra 2022 rapporterte 91 % at de hadde vært involvert i forsinkede prosjekter, og arbeider du i byggebransjen, er du nok godt vant til lange arbeidsdager. Dette er problemer som er viktig å gjøre noe med. Teknologi blir mer og mer tatt i bruk i byggeprosjekter, og vi mener et digitalt prosjektstyringsverktøy er løsningen for å øke produktiviteten og overtidsarbeid i bransjen. Denne veiledningen belyser noen av fordelene det kan gi.

Tidssparende fordeler med digital prosjektstyring

Dokumenthåndtering 

Når dokumenter, filer og tegninger er lagret på flere forskjellige lokasjoner, øker sannsynligheten for at viktig informasjon blir oversett. Det medfører også mye tid til leting etter dokumenter, som ellers kunne blitt brukt på å utføre byggingsarbeidet. En enkelt kilde til sannhet er den mest effektive måten å samle all prosjektinformasjon i ett felles datamiljø (CDE). Da får du all informasjon du trenger på ett sted. Dropbox og Microsoft Sharepoint er to eksempler på løsninger som flere byggebedrifter bruker for å sentralisere prosjektdokumentasjon. Selv om dette er et skritt i riktig retning, tar dedikert programvare for byggeprosessen denne håndteringen et skritt videre ved å samle hele prosjektet - fra kommunikasjon til arbeidslister til dokumentasjon. Fonn samler alt i ett og samme system og kan også integreres med andre programmer.

Datainnsamling og analyse 

Det er mange titalls skjemaer som må skrives og fylles ut i løpet av prosjekt - fra SJA, Tekniske Avklaringer til RUH og sikkerhetsrunder. Ved å benytte seg av digitale løsninger åpner man muligheten for å tilpasse og distribuere skjemaer med få klikk direkte fra byggeplassen, uten å måtte redigere dem i word eller skrive dem ut. Digitalisering sikrer at alle som er involvert i ulike delene av prosjektet får tilgang til den nyeste informasjonen på en rask og enkel måte. Det gjør også at prosjektlederen kan gjøre raske endringer i prosjektplanen basert på den nye informasjonen. Et digitalt arkiv sikrer at alle jobber ut i fra samme versjon, og gjør det også mulig å generere historiske rapporter for å få tilgang til data fra gitte datoer eller tidsrom, som videre kan gi nyttig innsikt i hvordan ting har utviklet seg.

Avvikshåndtering 

Hvis teamet ditt fortsatt noterer ned avvik på byggeplassen med penn og papir eller sender avviksinformasjon i gruppechatter eller tar bilder på egen telefon, er du ikke alene. Det blir sett på som en rask og enkel måte å la noen vite at det er et problem som må håndteres, men hva skjer når den meldingen blir borte eller oversett? Hvor ligger ansvaret for det problemet? Kan du garantere at den ansvarlige personen vil bli varslet? Hvis du svarer nei, øker sjansen for at du trenger å gjøre omarbeid dramatisk, og du trenger ikke oss til å fortelle deg hvor dyrt og tidkrevende det kan være.

De fleste digitale prosjektstyringsverktøy har dedikerte funksjoner for oppfølging av avvik, slik at teammedlemmer kan tildele oppgaver til en bestemt person. Oppgaver kan ikke signeres av før et problem er løst og fullført, noe som reduserer sjansen for at ting blir oversett. Dette vil gjøre prosessen med avvikshåndtering mye enklere og det vil spare teamet for unødvendig tidsbruk på omarbeid.

Ressurshåndtering 

I et byggeprosjekt med mange involverte er det viktig med gode kommunikasjonskanaler og god samhandling på tvers av deloppgaver. Hvis du ikke har et dedikert system for informasjonsflyt, bruker du sannsynligvis mye tid på å fordele oppgaver muntlig med arbeiderene og stole på e-poster og telefonsamtaler for oppfølging. Dette gjør det vanskelig å spore opp i tidligere avklaringer eller samtaler.

Håndtering av større team på tvers av flere byggeplasser blir mye mindre komplisert med en sentral informasjonskilde som arbeiderne kan referere til mens de er på farten, og byggeledere kan se hva som blir fullført i sanntid. Hvis teamet ditt kan se oppgavene sine i én app og markere dem som fullført med et enkelt sveip kan teamet spare mye tid.

Digital kvalitetssikring 

Det kan være kompliser å kontrollere at de norske byggeforskrifter er etterfulgt av alle ansatte til enhver tid, med alle prosedyrene og systemene som må følges. Uten klare rutiner kan det fort gå med mye tid på å sikre at all nødvendig dokumentasjon er korrekt utfylt etter hvert prosjekt.

Med et digitalt prosjektstyringsverktøy kan oppgaver bli automatisert, noe som bidrar til å unngå gjentakende feil og redusere sannsynligheten for menneskelige feil. Det gjør det også enklere å kontrollere sikkerhetsrutiner i sanntid og fylle ut sikkerhetsrapporter når det skjer et avvik. Digitale prosjektstyringsverktøy samler alt på et sted, koordinering av arbeidsoppgaver blir mer effektiv og det blir enklere å dokumentere underveis.

Endringshåndtering 

Ting endrer seg – og på en byggeplass kan dette være en treg og ofte krevende prosess. Tid brukt på telefoner og e-postoppfølging betyr mindre tid på selve byggeplassen og øker sannsynligheten for at du må jobbe sent, igjen. Med et sentralt datamiljø (CDE) spesialdesignet for byggeprosjekter, kan relevante interessenter få umiddelbar innsikt i endringer uten behov for manuell oppfølging. Dette gir byggeledere en klarere oversikt over hvor forsinkelser kan påvirke prosjektet, og muligheten til å reagere raskt og effektivt. Endringer forekommer ofte i prosjekter, og en effektiv håndtering av dem er derfor viktig å få på plass. Hvis ikke vil det gå mye unødvendig tid til spille. 

Overgangen til digitale løsninger er enklere enn du tror 

Nye digitale verktøy på byggeplassen møter ofte motstand eller skeptisisme. Det er forståelig med tanke på at det tar tid og koster penger å implementere nye verktøy. I tillegg er det mange digitale løsninger man kan velge mellom og ikke alle som fungerer like godt. Når man imidlertid ser på de positive fordelene med å benytte seg av et digitalt prosjektstyringsverktøy ser man at dette er et nødvendig steg mot suksess. Ved å redusere tiden brukt på administrasjon og papirarbeid, kan du frigjøre verdifull tid – opp til 24 timer per uke – som heller kan brukes på produktivt arbeid. Høres ikke det bra ut?

Fonn tilpasset til din bedrift og dine prosjekt

Fonn er et fleksibelt og brukervennlig prosjektstyringsverktøy der alle funksjonene er utviklet for å forbedre byggeprosesser og legge til rette for en optimal arbeidsflyt – med god kommunikasjon, enkle overføringer av oppdatert informasjon, gode arbeidslister, godkjenningsskjemaer, timeføringer og mye mer. Fonn er skapt for byggebransjen og har som mål å være brukervennlig samtidig som byggeprosessene blir betraktelig mer produktive. Med Fonn vil du kunne redusere arbeidstiden og muligens komme hjem til planlagt tid.

Ønsker du mer informasjon?

Last ned vår fullstendige guide til hvordan du og ditt team kan spare opptil 24 timer i uken eller kontakt oss for en uforpliktende prat om våre funksjoner eller få en demo av Fonn.