Tekniskbureau bygger videre på en rik historie med digitale løsninger som strekker seg over ulike byggeprosjekter

Utfordringen

Før implementeringen av Fonn, var Tekniskbureau hovedsakelig avhengig av regneark for å administrere dokumenter og arbeidsflyt. Joachim Danielsen fra Tekniskbureau uttalte: "Det var mange muligheter for feil, og mye tid ble brukt på administrasjon."

For å sikre at Tekniskbureau var godt i stand til å skalere og vokse, innså Tekniskbureau at de trengte et system som ville effektivisere eksisterende prosesser, og digitalisering fremsto som det mest logiske skrittet for å oppnå dette.

Tekniskbureau har ambisiøse vekstplaner og hadde behov for en løsning som ville gjøre samhandling og samarbeid til en sømløs operasjon på tvers av alle team, samtidig som den tillot bedre kommunikasjon for å redusere den tidsbruken på administrasjon og manuell jobbing i regneark.

Løsningen

Joachim ble kjent med Fonn gjennom Tekniskbureaus tidligere morselskap (de er nå en del av Teca), og systemet ga umiddelbart mening for ham. "Fonn åpnet øynene våre for hvor mye vi trengte et digitalt verktøy" uttalte han. Med prosjekter både i offentlig og privat sektor, hadde Tekniskbureau behov for sømløs og tydelig kommunikasjon på tvers av flere prosjekter for å sikre at folk kunne få tilgang til riktig informasjon på rett sted; å minimere feil var avgjørende for deres strategi.

Tekniskbureau bruker Fonn til fasilitetsstyring, med fokus på automatisering av oppgaver og varsler som integreres i deres arbeidsflyt. Ansatte blir varslet når oppgaver skal utføres og det er lett å se når rutiner var utført sist; det finnes revisjonsspor av alle aktiviteter og alt er dokumentert i Fonn. Joachim peker på fleksibiliteten i Fonn; "Funksjonaliteten passer både for store og små prosjekter. Sjekklister, aktiviteter, kommunikasjon, RFI – alle er gode funksjoner!"

Digital revolusjon

Som et selskap med en lang og stolt historie, har Tekniskbureau fullt ut omfavnet moderne arbeidsmetoder samtidig som de har holdt fast ved sine verdier og visjoner. Joachim bemerket at det alltid er en utfordring å endre arbeidsmetoder, men å gå fremover betyr å omfavne digitale prosesser og bruke dem til å akselerere veksten. En stor del av dette innebærer samhandling mellom de ansatte og leverandører. Vi har faste møter mellom Tekniskbureau og Fonn, for å kunne gi tilbakemeldinger og forbedringsforslag. "Vi trenger å gi tilbakemeldinger for å få det produktet vi ønsker, og ser at Fonn lytter til våre behov og utvikler systemet i samhandling med oss og andre kunder" sier Joachim.

Disse tilbakemeldingene er kritisk for Fonn, og tilliten til å videreformidle denne tilbakemeldingen sikrer at Fonn fortsatt kan støtte Tekniskbureau med å bruke systemet.

Skjemaer er et eksempel på digitalisering i praksis. Joachim bemerket at før Fonn, "ville 50% av de ansatte som brukte skjemaer glemme å oppdatere datoen, noe som ikke så bra ut når man sender rapporten til en kunde." Med Fonn blir datoer automatisk registrert, og dette eliminerer risikoen for feilregistreringer. Slike registreringer er ofte lovpålagt, og å ha en enkelt kilde for sannheten betyr at prosjektenes livssyklus og all historikk er samlet på ett sted.

Digitalisering hjelper også Tekniskbureau til å ta større skritt mot en mer bærekraftig arbeidsmåte: "Bærekraft og den grønne bevegelsen er viktig, så vi kan følge opp sertifiseringer og sikre at CO2-utslippene holdes nede. Digitalisering er en stor del av dette," sa Joachim.

Tidsbesparelser

Tiden brukt på administrasjon har blitt drastisk redusert siden Fonn ble tatt i bruk. Joachim sier: "Fonn har hjulpet meg enormt. Det var mye manuell administrasjon. Nå er alt digitalisert, som skjemaer som går direkte til kunder uten behov for manuell behandling fra min side."

Han la også merke til at skjemaer har redusert tiden de bruker på anleggene og forbedret den generelle effektiviteten: "Vi beregnet at ved å bruke digitale skjemaer kan vi spare to timer per anlegg." Med data som blir lagt til i systemet i sanntid, elimineres risikoen for at ting blir glemt eller mistet blant papirbunkene.

Når det gjelder opplæring, pågår prosessen kontinuerlig, med et tett samarbeid mellom Tekniskbureau og Fonn. "Fonn har et flott team, de hjelper oss når vi trenger det. De følger opp alt selv om noen endringer tar tid," sa Joachim.

"Vi har bare fått positive tilbakemeldinger om hvordan Fonn har hjulpet oss med å nå dit vi er i dag."

Last ned artikkel som PDF