Hva er en RFI innen bygg og anlegg? Hvordan bruker jeg dem effektivt?

En RFI, også kalt teknisk avklaring (TA) eller forespørsel om informasjon, vil typisk inneholde et spørsmål knyttet til en tegning eller spesifikasjon; og vil dukke opp der noe er oversett, glemt, eller hvor mer klarhet er nødvendig for at et prosjekt skal kunne gå videre. Noen ganger kan en RFI omhandle om det er greit å bruke en annen prosess eller materiale, der det kan være tids- eller kostnadsbesparelser, eller om et bedre kvalitetsmateriale er tilgjengelig. For enkelhets skyld blir RFIs vanligvis akseptert eller avvist.

Hvem bruker RFI?

En RFI hevet av hovedentreprenøren som er besvart av byggherre eller arkitekten, og distribuert til alle interessenter, aksepteres generelt som en endring av arbeidsomfanget, med mindre ytterligere godkjenning er nødvendig for kostnader knyttet til endringen.

Det er vanlig og akseptert praksis for en underentreprenør eller leverandør å bruke en RFI for å uttrykke bekymring knyttet til utelatelse eller feilbruk av et produkt, og søke ytterligere avklaring om byggherrens tiltenkte bruk eller deres aksept av det spesifiserte produktet. Det er også akseptabelt for underentreprenøren å bruke en RFI for å peke på et produkt som kanskje ikke tilfredsstiller byggherres behov, og bruke sin ekspertise til å anbefale det bedre / riktige produktet.

Misbruk av RFI-prosessen og vanlige problemer

Det er situasjoner der bruken av RFI misbrukes, og bare skaper administrasjon og merarbeid for å rettferdiggjøre urimelige krav, for eksempel å sende ut en RFI når informasjonen tydelig vises i underlaget. I dette tilfellet jobber enten personen som leser tegningene utenfor sitt kompetanseområde, eller hensikten er å generere merarbeid for å støtte det som ellers kunne vært et urimelig krav. Unødvendig bruk av RFI vil forsinke prosjektets fremgang og binde opp både administrasjon og tekniske ressurser i behandlingen av RFI.

Uten en definert RFI-prosess på plass, kan forespørslene ende opp med å bli løst via e-post, telefon eller tekstmelding. Denne typen kommunikasjon kan raskt bryte sammen når uenigheter oppstår, da det ikke er en klar sporingslogg å følge. Konsekvensene for prosjekter kan være enorme, med forsinkelser i tidsplanene og langt høyere kostnader enn de opprinnelige estimatene eller budsjettene.

RFI-håndtering

RFI ble tidligere håndtert ved hjelp av regneark, men i begynnelsen av det 21. århundre begynte mange selskaper å bruke ulike IT-systemer, inkludert dokumenthåndteringsplattformer, for å håndtere RFI-prosessen. Dette er gode verktøy for å spare tid, redusere kostnader, levere feilfrie prosjekter og forbedre kvaliteten.

Imidlertid er fortsatt ressursbruken for å løse en RFI for høy, og det er behov for samhandlingsverktøy for effektiv kommunikasjon mellom underentreprenører på et mindre formelt format. Gjennomsnittlig totalkostnad per RFI-gjennomgang og besvarelse er er ca NOK 10.000 (£770 - kilde: www.constructionprogress.org).

Involvering av alle på byggeplass

Tradisjonelt har RFI blitt utfylt på skjemaer eller Word-dokumenter for spørsmål og svar, men mengden papirarbeid involvert skalerer ikke godt og kan bli umulig på større prosjekter. De fleste byggefirmaer bruker nå en digital RFI-plattform (som Fonn) for å håndtere prosessen. Det fjerner behovet for Word-maler, lisenser for MS Office, flere kopier og revisjoner av hver avklaring. I stedet bruker det et skybasert system for å opprette, distribuere og samle inn svar med minimal administrasjon.

Brukervennlige samhandlingsverktøy må gjøres tilgjengelig på byggeplass, for alle prosjektdeltakere, for å redusere administrasjon og tekniske gjennomganger, ved å rette spørsmål direkte til informasjonskilden, kun overvåket av hovedentreprenøren.

Bildebruk, enkel navigasjon i BIM-modeller og dokumentreferanser må derfor gjøres tilgjengelig på smarttelefoner for alle deltakere, uten terskler som høye brukerlisenser. En god digital plattform tar seg av påminnelser, frister, revisjoner og forskrifter, samt gir detaljerte rapporter på et øyeblikk. Hvis du imidlertid må bruke Word-dokumenter eller regneark for å spore RFI, bør du alltid bruke tid på å sørge for at alle medlemmer av et prosjekt er klar over RFI-prosessen for å unngå kommunikasjonsproblemer og potensielle forsinkelser.