Er det en god idé å bygge ditt eget system for prosjektstyring?

I en digital verden overfylt med systemer og mobilapper kan tanken på å skape din helt egen løsning virke fristende. Det kan virke spesielt attraktivt hvis du har spesifikke behov eller arbeidsmetoder som du ikke finner helt løst i eksisterende verktøy. Å ha et skreddersydd verktøy høres ut som den perfekte løsningen, og i en ideell verden ville sannsynligvis hvert byggefirma ha et verktøy som er bygget bare for dem, fordi ingen selskaper arbeider på samme måte. Det overordnede målet forblir imidlertid det samme; effektivitet og produktivitet.

Men, ved å velge et helt skreddersydd verktøy, er det noe du kanskje går glipp av?

Ekspertise

Se på hvilken som helst rekrutteringsside, og du vil finne et stort utvalg av talentfulle IT-utviklere som kan lage utrolig flotte og polerte apper og løsninger for et stort utvalg bransjer. Det er nettopp her begrensningen ligger for byggebransjen - de unike og ofte omfattende kravene som et byggefirma må følge, som stiller svært spesifikke krav til systemene. Tiår med innsikt fra egne ansatte er vanskelig å oversettes til en ekstern IT-utvikler ikke fullstendig forstår nyansene i et fullt funksjonell prosjektstyringssystem.

Det har vært noen store endringer i byggeforskriftene bare de siste årene (f.eks TEK-kravene eller byggherreforskriften). En fleksibel løsning som kan endres på en smidig måte for å imøtekomme nye og endrede forskrifter, betyr at en ekstern utvikler sannsynligvis vil trenge en kontinuerlig og dypere forståelse av byggebransjen som helhet - og hvor mange utviklere er sannsynlig å være spesialister innen byggfaget?

Mange utviklere vil tilby en en-størrelse-passer-alle løsning som inkluderer alle verktøyene du kanskje trenger og mer til. Høres flott ut på papiret, men er det den mest kostnadseffektive måten å nærme seg utfordringene dine på? Hvor langt vil deres mangel på byggeekspertise gå når du trenger mer funksjonalitet?

Kostnadseffektivitet

Når vi snakker om kostnadseffektivitet, er det ikke billig å utvikle et egen system. Det er heller ikke det en rask løsning; utviklingstiden kan variere fra et par måneder for små apper til 6+ måneder for mer kompliserte systemer som har flere verktøy og funksjoner. Tenk på hvor mange forskjellige elementer du må følge opp for å ha full kontroll på dine prosjekter: Aktiviteter og plan, avvik, endringer, godkjenning av underlag, oppgavestyring, digitale skjemaer og så videre... Det er ingen enkel oppgave for noen utvikler, og hvor mye produktivitet går du glipp av i de månedene du venter på din skreddersydde løsning? Alt dette er før du tar hensyn til kostnaden ved å outsource en utvikler; det er ikke mange byggefirma som har tilgang til et internt utviklingsteam.

Tenk i kvartaler og år i stedet for måneder hvis du skal jobbe med å utvikle ditt eget system, og vurder hvordan den tiden og kostnaden kan påvirke prosjektene dine.

Støtte og skalering

Hva med støtte når ting går galt? Det vil være mange aktører som har behov for å bruke systemet - underleverandører vil ikke alltid være en del av den interne virksomheten, og hvis de har et problem på byggeplass kan verdifull tid gå tapt mens de venter på støtte fra en ekstern utvikler. Noen utviklere vil inkludere støtte som en del av sin kontrakten, men det kan komme med en ekstra kostnad for kontinuerlig støtte til sluttbrukere.

Oppskalering er også viktig å vurdere - hva med når du tar på deg flere prosjekter? Og har et større team? Støtter systemet enkel opplæring og igangsetting? Har du kapasitet internt til å drive disse prosessene og gi opplæringen de trenger å være for å få jobben gjort? Målet med teknologi er å forenkle byggeprosessene dine og være et verktøy som vokser med virksomheten din.

Vår kjøperguide for prosjektledelse i byggebransjen ser på en rekke av disse faktorene sammenlignet med partnerskap med en spesialist innen bygg, sammen med vurderinger for valg av system og hvordan du effektivt kan sammenligne leverandører.

Du kan laste ned en kopi gratis her.