Bli bedre rustet for fremtiden – reduser risikoen for feil

Det er flere grunner til feil på et prosjekt. En gjentakende årsak er utdatert informasjon. Dersom arbeiderne ikke har tilgang på nyeste oppdaterte informasjon er konsekvensen at arbeidet de gjør må gjøres på ny seinere. Helt meningsløst arbeid med andre ord. Det er ikke alltid at feilene er unngåelige, men når årsaken ligger i utdatert informasjon, finnes det tiltak byggelederne kan ta for å redusere sannsynligheten for slike feil.

Denne artikkelen tar for seg ulike grep en byggeleder kan ta for å redusere sannsynligheten for feil og for å håndtere oppståtte feil på en best mulig måte.

Beste praksis for håndtering av feil: 

1. Åpen og klar kommunikasjon
2. Dokumentere feil
3. Gjennomføre risikovurderinger
4. Spore ansvarlighet
5. Ta i bruk teknologi

1. Åpen og klar kommunikasjon

Å fremme en kultur av åpenhet og klarhet bør være en prioritet for byggeteamet. Dersom kommunikasjonen går direkte, vil man både spare tid og budskapet vil være tydeligere. Via-via kommunikasjon går fort i glemmeboksen og krever ofte mye tid. Åpenhet er også viktig. Alle i teamet må få med seg relevant informasjon og det kan være lurt å ha åpen kommunikasjon slik at alle involverte kan ha innsyn i hva som har blitt diskutert og veien frem til avgjørelser. Noen konkrete tips er som følger:

• Regelmessige møter: Sjekk inn med teamet ditt regelmessig for å sikre at alle er klare over prosjektmål og forventede resultater. Dette fremmer en felles forståelse og holder alle oppdatert på fremdriften.

• Tilgjengelig informasjon: Sørg for at alle som trenger tilgang til filer, vet hvor viktige dokumenter er lagret. Enten man bruker en skreddersydd prosjektsstyringsplattform eller generisk skybasert dokumentlagring, bør informasjonen være lett tilgjengelig for alle relevante parter.

• Klare instruksjoner: Beste praksis bør være en selvfølge på alle prosjekter. Dette inkluderer sikkerhetsprosedyrer, samt dokumentering av viktig informasjon for byggereguleringer og drifts- og vedlikeholdsmanualer (O&M-manualer). Klare og konsistente instruksjoner bidrar til å sikre at alle teammedlemmer følger samme standarder og prosedyrer.

2. Lag gode og klare prosesser for å dokumentere feil

Når feil oppstår, er det viktig å dokumentere hva som har skjedd og hvordan man håndterte feilen slik at man kan lære av erfaringene. Feil skjer med alle, men det er uheldig å la samme feil skje gjentatte ganger uten å ta tiltak for å unngå dem. Det er fordelaktig å få god oversikt over feil som har oppstått, finne effektive løsninger på problemene og forhindre at de skjer igjen. Noen konkrete tips er som følger:

• Rotårsakanalyse: Når feilinformasjon deles, bør man jobbe bakover for å finne ut hvor det opprinnelige dokumentet ble delt. En egnet digital byggeledelsesapp som automatisk deler nye opplastinger med viktige prosjektmedlemmer, kan være en stor fordel for å unngå feil- eller utdatert informasjon. Ved å spore opp kilden til feilen, kan man iverksette tiltak for å forhindre lignende feil i fremtiden.

• Kontinuerlig forbedring: Å lære av feil er avgjørende – bruk feilene som en mulighet til å forbedre prosesser på byggeplassen. Dette kan bidra til å vokse som team og gjenopprette et rykte for sterke arbeidspraksiser. Implementer regelmessige gjennomganger og oppdateringer av prosesser basert på erfaringene fra dokumenterte feil for å sikre kontinuerlig forbedring.

3. Risikovurderinger

Risikovurderinger er essensielt for å identifisere og redusere sannsynligheten for feil i byggeprosjekter. Målet er å eliminere risikoen for at feilinformasjon deles i utgangspunktet. For å oppnå dette må man kartlegge risikomomenter og gjennomføre forebyggende tiltak. Her er noen konkrete tips for å håndtere risiko:

• Forebyggende tiltak: Implementering av forebyggende tiltak fra grundig risikovurdering er god praksis. Analyser årsakene til tidligere feil og jobb ut i fra det. Etabler klare prosedyrer og sjekklister for å sikre at alle teammedlemmer følger samme praksis. Bruk av teknologi kan også bidra til å redusere risikoen for menneskelige feil ved å sikre at alle har tilgang til oppdaterte dokumenter og informasjon.

• Løpende overvåking: Ha en klar prosess for løpende overvåking av risikoer, inkludert hvem som er ansvarlig for kontinuerlig risikovurdering. Gjennomfør regelmessige inspeksjoner og revisjoner for å identifisere potensielle risikoer og sikre at forebyggende tiltak følges. Oppfølging og tilbakemeldinger fra ansatte og underleverandører bidrar til å identifisere problemer tidlig. Hold grundig dokumentasjon av alle risikovurderinger, tiltak og inspeksjoner for kontinuerlig forbedring og historisk oversikt.

4. Sporing av ansvarlighet

Ansvarlighet er nøkkelen til å opprettholde de høyeste standardene og unngå feil. Når en feil oppstår, er det viktig at den blir adressert av en ansvarlig person. Det er fordelaktig å utnevne en ansvarlig for utbedringen, slik at feilen blir rettet opp før man går videre til neste oppgave og skaper følgefeil. Det er også en fordel at alle i teamet har oversikt over hva hver enkelt jobber med, slik at arbeidsoppgaver kan fordeles der det er ledige ressurser. Oversikt over alle tilstedeværende på byggeplassen til enhver tid er også et krav i byggeherreforskriften §15.

• Klare roller og ansvar: Tildel roller og ansvar mellom alle involverte parter: fra byggeledere til underleverandører, byggearbeidere og kunder. Ved å vite hvem som er ansvarlig for hva, og hvor det er ledige ressurser tilgjengelig, kan man tildele ansvar der det er mulig. Dette sikrer fremdrift og reduserer sannsynligheten for at ting blir oversett.

• Ansvarlighetssystemer: Den rette byggeledelsesteknologien vil la deg tildele spesifikke oppgaver til teammedlemmer, noe som betyr at det er et klart revisjonsspor av hvem som er ansvarlig for hva. Dersom det oppstår feil, vil utbedringen av feilen bli tildelt en ansvarlig og man kan gå videre i prosjektet når feilen er huket av i oppgavelisten.

5. Ta i bruk teknologi

Selv om mange team sannsynligvis allerede bruker digitale skylagringssystemer som SharePoint og Dropbox og kommunikasjon via e-post eller Slack, er det ikke alltid tilstrekkelig for en sømløs og god brukervennlighet. Det vil være en fordel å velge et system som kan samle alt av dokumenter og informasjon på et sted, samt inkludere alle involverte parter. Det vil være bedre med en løsning som er bygget for byggebransjen og som inkluderer de funksjonene som er relevante for prosjektene som skal utføres. Spesifikke funksjoner man trenger avhenger av prosjektet, og bør dermed være dynamiske og kunne tilpasses ulike prosjekt. Noen konkrete fordeler som uansett vil gi stor nytte er som følger:

• Automatisert dokumentasjon: Teamene varsles om viktige oppdateringer når de lastes opp, slik at teamene ikke bruker unødvendig tid på å søke gjennom samtalelogger eller e-poster for å finne siste planer. Det vil redusere risikoen for unødvendig arbeid og omarbeid og hjelpe firmaet med å holde seg innenfor oppsatte budsjett og tidsfrister.

• Prosjektstyringsverktøy: Alt av dokumentasjon og alle involverte parter samles på ett sted. Det gjør det enkelt å finne frem til riktig informasjon, forenkler dokumentgodkjenningsprosesser og gir god oversikt over arbeidsoppgaver, ansatte og fremgang eller utfordringer. Det sikrer god kvalitetssikring og oppfølging underveis. Prosjektsstyringen blir mye enklere og mer oversiktlig.

Hvilke tiltak gjør du for å unngå feil i prosjekter og hvordan håndterer du feil når de oppstår?

Det er vanlig at det skjer feil, endringer eller avvik gjennom et byggeprosjekt, men du bør absolutt ta sikte på å unngå unødvendige feil så langt det lar seg gjøre. Gjør grep før det skjer, når det skjer og etter at det har skjedd. Analyser årsaker og ulike løsninger, og du vil spare deg for unødvendige kostnader og forsinkelser i fremtiden.

Gjennom åpen og klar kommunikasjon, gode dokumentasjonsoppdateringer av feil, risikovurderinger, sporing av ansvarlig og adopsjon av teknologi, kan du skape en mer effektiv og feilfri byggeprosess. Regelmessige møter, klare instrukser, tilgjengelig informasjon og et system for å dokumentere og lære av feil, bidrar til en mer koordinert og presis gjennomføring av byggeprosjekter.

Teknologi spiller en essensiell rolle i å forenkle mange av disse prosessene. Ved å bruke et spesialisert prosjektsstyringsverktøy som Fonn, kan teamene redusere tidsbruken på administrasjon og fokusere på kjerneoppgavene, noe som øker produktiviteten og reduserer risikoen for feil.

For å sikre suksess i byggeprosjekter er det avgjørende å ha et robust system for å håndtere feil og mangler. Ved å fremme en kultur av åpenhet og ansvarlighet, implementere effektive risikovurderinger og ta i bruk moderne teknologi, kan byggeledere redusere risikoen for feil, forbedre prosjektets lønnsomhet og opprettholde et sterkt omdømme.

Investering i disse praksisene er en investering i kvalitet, effektivitet og langsiktig suksess. Ved å kontinuerlig forbedre prosessene og lære av tidligere feil, kan byggebransjen bygge et solid fundament for fremtidige prosjekter og oppnå høyere standarder for både sikkerhet og kvalitet. 

Klar for å gjøre preventive tiltak og sikre at du holder deg innenfor budsjett og tidsfrister?

Fonn har et sterkt fokus på kvalitet gjennom hele prosjektet - fra planleggingsfasen til overlevering. Fonn er laget for byggebransjen og funksjonene er utviklet for å forenkle og automatisere prosesser slik at du kan garantere høy kvalitet på alt du gjør og redusere risikoen for feil. Vi tilbyr funksjoner for å sikre sømløs samhandling, nye teknologiske verktøy som BIM og lagrer alt på en felles plattform.

For mer informasjon om hvilke funksjoner vi tilbyr, hvordan du kan redusere risikoen for feil, forenkle prosesser og øke lønnsomheten, besøk vår hjemmeside eller kontakt oss på hello@fonn.com, telefon: (+47) 948 12 312 eller book en gratis demo. 

Noen minutter av tiden din nå kan spare deg for fremtidige kostnader, tid og frustrasjon!