De viktigste spørsmålene ved anskaffelse av prosjektstyringsverktøy

Du har sannsynligvis mange spørsmål om systemer og programvare for byggenæringen. Og du burde ha spørsmål. Å implementere en digital løsning vil koste penger, og det er viktig at det er verdt investeringen. Vi har tidligere skrevet om at byggebransjen er treg med å ta i bruk digitale verktøy, men de siste årene har det vært mer fokus på digitale arbeidsmetoder, sammen med innføringen av nye byggeforskrifter og lover.

Hvis du ennå ikke har tatt steget til å ta i bruk et prosjektstyringsverktøy, har du sannsynligvis en rekke utfordringer du ønsker løst. Her har vi har samlet noen av de mest stilte spørsmålene om slike systemer - husk å stille disse spørsmålene når du evaluerer potensielle leverandører og systemer.

Hvor enkelt er det å sette opp og bruke?

Forsinkelser i prosjekter kan påvirke marginene, for ikke å nevne smerten med ekstra administrasjon og tiden det tar å administrere de involverte på byggeplass. Mens målet med å introdusere et nytt verktøy er å strømlinjeforme prosessene dine og spare deg tid, bør også selve implementeringen vurderes. Systemer som leveres som hyllevare kan få deg i gang  raskere, men å endre arbeidsmetodikk kan være utfordrende, noe som betyr at mange vil støtte seg til gamle metoder og prosesser. På den andre siden kan en egenutviklet løsning, som tar måneder eller år å sette opp for å være 100% tilpasset dine behov, forsinke eksisterende prosjekter, spesielt hvis du har et stort team som trenger opplæring på et nytt system. Ett av de første spørsmålene du trenger å stille er hvordan implementering vil foregå. Å ha alle funksjonene skreddersydd til dine behov er flott, men ikke hvis det tar alt for lang tid å rulle ut løsningen. Kostnadene ved utvikling, anskaffelse, spesifisering og implementering må sees under ett.

Hvilke enheter fungerer det på?

Mens de fleste har en smarttelefon, har ikke alle den samme typen med de samme mulighetene. Det samme gjelder for nettbrett og datamaskiner; det er utrolig mye å velge mellom, og det kan være utfordrende å introdusere en ny app eller plattform. Du vil vite at den vil fungere like bra på prosjektlederens iPhone som tømrerens Android-nettbrett. Noen foretrekker å jobbe fra en datamaskin, da er det viktig å spørre om verktøyet du vurderer støtter flere enheter, samtidig som det oppdateres automatisk for å sikre at alle holdes oppdatert. Du bør også huske på at ikke alle vil ha tilgang til en mobil enhet eller internett på byggeplassen, så å ha en klar prosess eller kommunikasjonslinje for å hjelpe deg i slike situasjoner.

Hvor lang tid tar det å se lønnsomhet?

Mens teamet på byggeplass sannsynligvis vil se fordelene med et bedre prosjektstyringssystem umiddelbart, vil ledelsen sannsynligvis være interessert i å vite når de kan forvente å se avkastning på investeringen som er gjort ved å implementere et nytt verktøy. Å kunne svare på dette spørsmålet kan hjelpe med å håndtere forventningene til alle involverte - og kan hjelpe med å ta raskere og bedre beslutninger.

Ikke vær redd for å spørre om det finnes eksempler på hvordan en digital løsning har påvirket marginer og kostnader for et annet selskap leverandøren har jobbet med. Jo mer informasjon du kan ta med til ditt team, jo enklere vil implementering være med alle involverte som har realistiske forventninger.

Hvor og hvordan lagres dataene?

Datasikkerhet er et stort problem i en digital verden, og med god grunn - dataangrep og cyberkriminalitet kan være et stort problem. Byggeplasser håndterer mye data og informasjon; fra kontaktdetaljer til ansatte til sensitiv informasjon om sikkerhet. Og det er før du har tatt med i betraktning hvor mye informasjon som må samles inn om bygningene selv. Å vite hvor all denne informasjonen er sikkerhetskopiert, lagret og behandlet kan hjelpe mye av bekymringene rundt datasikkerhet; du bør også spørre hva prosessen eller protokollen er i tilfelle brudd på datasikkerheten, og hvordan data håndteres i månedene og årene etter at et prosjekt er fullført.

Vår kjøperguide for prosjektstyringssystem i byggebransjen ser på en rekke av disse faktorene sammenlignet med partnerskap med en industriekspert, sammen med vurderinger for valg av system og hvordan du effektivt kan sammenligne leverandører.

Du kan laste ned en kopi gratis her.